Официально-деловой стиль как разновидность литературного языка

 

1. Официально-деловой стиль как разновидность литературного языка

 

Официально-деловой стиль – это разновидность литературного языка,

которая функционирует в сфере управления, а также правовой, административно-общественной и дипломатической сферах деятельности.

Официально-деловой стиль так же, как и научный стиль речи, делится на

подстили: законодательный, канцелярский, деловая переписка, дипломатический.

Внутри каждого подстиля существуют следующие разновидности:

1)законодательные жанры: устав, конституция, постановление, закон, указ;

2)канцелярские жанры, которые подразделяются на

а)личные документы: заявление, автобиография, резюме;

б)административно-организационные документы: контракт, договор;

в)распорядительные документы: приказ, распоряжение, инструкция, постановление;

г) информационно-справочные документы: справка, акт, докладная (служебная) записка, объяснительная записка;

3)  жанры деловой переписки: письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, коммерческое письмо, рекламация, приглашение, сообщение, сопроводительное письмо, информационное письмо;

4)  жанры дипломатического подстиля: договор, коммюнике, нота, заявление, меморандум.

Характерные черты официально-делового стиля –стандартизация,

лаконичность, точность изложения. Официально-деловой стиль отличают четкие, не оставляющие двусмысленности, формулировки.

С точки зрения использования языковых средств этот стиль

характеризуется сочетанием нейтральной лексики и книжной, специальной.

Заметим, что официально-деловой стиль – это единственный стиль, особенности которого закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень унификации и стандартизации текстов документации.

Деловая корреспонденция – один из видов письменной речи.

Требования к составлению деловых текстов весьма строги.

1. Документы должны четко и точно передавать информацию, исключать

неясности и возможность неправильного истолкования.

2. Необходимо следить за логичностью изложения информации.
3. Документы должны быть лаконичными (как правило, не более одной

двух страниц), но полностью передавать необходимую информацию.

4. Информация, изложенная в документе, должна быть достоверной и

аргументированной.

5. Язык документа должен соответствовать нормам официально-делового

стиля.

3

Структура делового документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части

указывают причины составления документа (приводится информация об имевших место фактах и событиях), во второй части содержатся решения, выводы, просьбы предложения, рекомендации.

Существуют типы нормативных требований  официально-делового языка:

– орфоэпические,

– орфографичекие,

– грамматические,

– лексические,

– стилистические.

Особенностью языка документов является широкое использование сокращений (аббревиатур).

1. При перечислениях в конце предложения допускаются сокращения:

– и т.д. (и так далее),

– и т.п. (и тому подобное),

– и др. (и другие).

2. Используются также сокращения названий организаций, учебных

заведений,

предприятий:

– КазГАСА,

– Казкоммерцбанк,

– Казцинк и т.п.

Грамматические нормы официально-делового стиля предполагают

Использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул.

1. Вместо отдельных глаголов используются глагольные словосочетания:

– осуществлять контроль – контролировать,

– оказать помощь – помочь и т.п.

При использовании сравнительной и превосходной степени

прилагательных предпочтение отдается сложным формам: более сложный (вместо сложнее), более актуальный (вместо актуальнее).

2. В официально-деловом стиле речи широко используются предлоги, при

этом нужно помнить о правильной постановке падежа имени или местоимения. Наибольшее количество ошибок происходит при неправильной постановке родительного падежа вместо дательного, поэтому нужно запомнить те предлоги, которые требуют дательного падежа:

– благодаря (чему?) своевременному вмешательству,

– вопреки (чему?) сложившемуся мнению,

– согласно (чему?) приказу,

– соответственно (чему?) принятым мерам.

4. В деловых письмах страдательный залог часто предпочтительнее действительного для придания документам нейтрально-объективного вида. Например:

– на собрании было вынесено решение (вместо собрание решило),

4

– нами были приняты меры (вместо мы приняли меры).

5. Особенностью официально-делового стиля является употребление деепричастных оборотов. Например, рассмотрев Ваше заявление, принимая во внимание сложившиеся обстоятельства, и т.п.

Язык документов требует точности словоупотребления, что обуславливает сужение лексического сочетания слов, использование устойчивых, шаблонных оборотов (клише). Служебная записка была составлена и наравлена декану. (Сравните. Мы написали и послали служебную записку декану).

В официально-деловом стиле широко используются термины и профессионализмы, так как служебная  переписка тесно связана с деятельностью предприятия или учреждения. Необходимо, однако, следить за тем, чтобы все термины и профессиональные слова были понятны адресату, и при необходимости давать их объяснение.

Главной особенностью делового этикета является нейтральность тона деловой переписки. Пишущий должен продемонстрировать доброжелательность, корректность и уважительное отношение к деловому партнеру даже в том случае, когда документ содержит отрицательный ответ на просьбу, претензии к партнеру или критику действий противоположной стороны. Следует избегать двух крайностей при составлении делового письма: не допускать грубости и не впадать в излишнюю вежливость. Неприемлемы выражения типа Вы сорвали поставку оборудования или Не были бы вы столь любезны указать сроки поставок.Следует подобрать нейтральные, корректные варианты, например, К сожалению, сроки поставки оборудования были сорваны. Просим Вас указать сроки поставок.

    Интонационный рисунок официального письма можно разнообразить этикетными формами выражения благодарности, признательности, уверенности, надежды и т.д.

Например:

     С благодарностью принимаем Ваше предложение о сотрудничестве;

     Выражаем уверенность в дальнейшем укреплении наших деловых связей;

     С удовольствием сообщаем о выходе Вашей книги.

Знание правил составления делового документа, соблюдение норм официально-делового стиля и выполнение требований речевого этикета помогает успешно вести деловую корреспонденцию и способствует достижению успехов в деловом общении.

 

Вопросы для самоконтроля.

1. Расскажите о подстилях официально-делового языка.
2. Каковы характерные особенности официально-делового стиля?
3. Каковы общие правила делового этикета?
4. Что общего между канцеляризмами и фразеологизмами и с чем связано их различие?

 

Задание 1. Исправьте ошибки, допущенные в предложениях официально-

5

делового стиля.

1.Мы рассмотрели ваше заявление. 2. В суде провели несколько заседаний по этому делу. 3. Участники переговоров так и не смогли найти компромисс. 4. Предложенное в статье решение кажется проблемным. 5. Открытие возымеет важную роль в развитии экономики.